BLANTERWISDOM101

Lanjutan Tata Cara Pembuatan Laporan 2

Jumat, 26 Oktober 2018


2. Laporan Harus Jelas dan Cermat
Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan, dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di samping itu, dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan, serta menggunakan pandangan pembaca. Artinya, bahwa ia sendiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi, maupun susunan kalimat, istilah-istilah yang digunakan dalam laporan.
Kalau dia sendiri sulit memahami apa yang ditulisnya, maka orang lainpun akan lebih tidak mengerti. Oleh karena itu, si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilah yang ia sendiri kurang memahaminya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana, tetapi jelas maksudnya. Kalau kedua hal di atas diperhatikan dan dilaksanakan, maka hal ini akan menjamin kualitas laporan.
3. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran
Perlu disadari bahwa si penerima Laporan seperti pimpinan, terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. Oleh karena itu, diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaah lebih dalam laporan yang diterima. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan katakata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.
4. Laporan Harus Lengkap
Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan, maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya.
2. Laporan yang lengkap harus:
a.      mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
b.      uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-  masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru;
c.       disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya.

Share This :