BLANTERWISDOM101

Lanjutan Tata Cara Pembuatan Laporan 3

Jumat, 26 Oktober 2018


Laporan harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.

5. Laporan Harus Tegas dan Konsisten
Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya di buat sedemikian rupa, sehingga tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah/persoalan baru. Ini berarti bahwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dan yang lainya.
Keterangan yang dilaporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif digunakan, maka dalam uraian Selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus.
6. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya
Laporan dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penyelesaiannya. Oleh karena itu, ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan di sampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.
7. Laporan Harus Tepat Penerimanya
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan, atau antara atasan dan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana peiaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Oleh karena itu, laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya, pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi, maka menimbulkan banyak segi negatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. Mengingat hal-hal tersebut di atas, maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut:
a.      benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan;
b.      harus mempunyai minat/kesanggupan, obyektif, teliti, di samping ia harus pula analitis, kooperatif, dan "Open minded";
c.       harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik;
d.      dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana, jelas serta mudah dimengerti.

Share This :